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Gli amministratori di Microsoft Teams hanno da oggi un pulsante in più per chiudere la porta ai bot esterni che si intrufolano nelle riunioni. La nuova policy di protezione, in distribuzione in queste settimane, permette di bloccare automaticamente tutti i bot esterni identificati, senza che l’organizzatore debba decidere caso per caso se ammetterli o no. Un passaggio che sembra piccolo, ma che cambia parecchio la gestione quotidiana delle riunioni aziendali, soprattutto in quelle realtà dove i partecipanti automatici si moltiplicano senza che nessuno ci faccia più caso. La funzione poggia su una base già costruita a giugno, quando Microsoft aveva introdotto una protezione più intelligente contro i bot. Con quel meccanismo ogni bot rilevato veniva etichettato nella lobby e restava in attesa dell’approvazione dell’organizzatore. Utile, certo, ma pur sempre una scelta manuale delegata a chi in quel momento ha già mille cose da seguire. Ora la logica si sposta a monte, sul piano delle policy amministrative, e il blocco diventa automatico.
Come funziona il blocco automatico nel Teams admin center
L’impostazione si trova nella sezione “Manage bots” delle meeting protection settings dentro il Teams admin center. Per impostazione predefinita è disattivata, quindi serve un intervento esplicito da parte dell’amministratore, che dovrebbe prima valutarne l’impatto e poi attivarla. Una volta abilitata, la policy si assegna a utenti specifici o a gruppi attraverso la gestione delle policy di riunione già esistente in Teams. Tutti i bot esterni riconosciuti verranno bloccati nelle riunioni governate da quella policy, senza eccezioni e senza passaggi intermedi. Sul fronte tempistiche, il rollout è partito come targeted release e si chiuderà entro la fine di agosto, mentre la disponibilità generale a livello mondiale è prevista per la fine di settembre. Nella comunicazione diffusa tramite il Message Center di Microsoft 365, l’azienda ha spiegato che con questo aggiornamento le organizzazioni possono rafforzare la sicurezza delle riunioni configurando le policy di Teams in modo da bloccare automaticamente i bot esterni rilevati. Il risultato, sempre secondo Microsoft, è un controllo maggiore per gli amministratori su come vengono trattati i bot identificati e una riduzione del rischio complessivo per l’azienda.
Perché i bot nelle riunioni sono diventati un problema di sicurezza
I bot di terze parti non sono nati per fare danni. Servono a prendere appunti, generare trascrizioni, automatizzare compiti ripetitivi. Il punto è che nella stessa categoria finiscono anche le app malevole controllate da attori ostili, e la differenza non è sempre evidente a chi sta partecipando alla chiamata. Con la nuova policy di sicurezza nessun partecipante non umano potrà aggiungersi a una riunione senza che organizzatori e presenti se ne accorgano. Il contesto aiuta a capire la mossa. Ad aprile Microsoft aveva già segnalato una crescita marcata degli attacchi che sfruttano Teams come punto di ingresso e come strumento di movimento laterale nelle reti aziendali. Lo schema è quasi sempre lo stesso, con i criminali che si spacciano per personale IT o per l’helpdesk, contattano i dipendenti tramite chat cross tenant e li convincono a concedere accessi remoti per poi rubare dati.
Da dicembre, del resto, gli amministratori possono bloccare gli utenti esterni di Teams direttamente dal portale Defender, una contromisura pensata contro le bande di criminali informatici, gruppi ransomware compresi, che usano la piattaforma per campagne di social engineering mirate ai dipendenti. La roadmap annunciata a giugno prevede altri strumenti in arrivo per gli amministratori. Tra questi ci sono policy per bloccare integralmente i bot esterni, liste di autorizzazione per quelli approvati, report amministrativi e log di audit sul rilevamento e sulla presenza dei bot, oltre a controlli più granulari da calibrare in base ai diversi requisiti di sicurezza di ciascuna organizzazione.
