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Capita spesso di usare Google Docs come blocco note universale, il posto dove finiscono appunti di lavoro, bozze di email e, purtroppo, anche password e dati bancari. Ed è proprio qui che si nasconde l’errore da non commettere mai, perché basta una spunta sbagliata nelle impostazioni di condivisione per trasformare un documento privato in una pagina consultabile da chiunque. Il problema non è lo strumento in sé, che resta una valida alternativa ai programmi di videoscrittura a pagamento, ma il modo distratto con cui vengono gestite le autorizzazioni.
La vicenda che ha acceso i riflettori riguarda un utente che aveva salvato le proprie credenziali di accesso dentro un file di Google, impostando la visibilità su “chiunque abbia il link può visualizzare”. Una scelta comodissima, va detto, perché evita di dover invitare uno per uno i destinatari. Peccato che, come spiegato dagli esperti di Malwarebytes, “Google Search può indicizzare i documenti Google con questa impostazione se il link diventa reperibile sul web pubblico”.
Quando le credenziali finiscono nei risultati di ricerca
Il punto interessante, e anche un po’ inquietante, è che i file accessibili tramite link non vengono indicizzati in automatico. Non c’è un meccanismo che rastrella tutto quello che viene condiviso. Come sia arrivato il motore di ricerca a scovare quel documento specifico non è dato saperlo con certezza. Il risultato però è chiarissimo: il file con le credenziali è finito dentro Google Search, alla portata di chiunque avesse digitato la query giusta.
Un password manager avrebbe evitato tutto questo. È il tipo di strumento nato esattamente per questo scopo, generare e custodire credenziali complesse senza doverle appoggiare da qualche parte “temporaneamente”, perché poi il temporaneo diventa permanente e ci si dimentica di aver lasciato dati sensibili in un documento condiviso mesi prima.
Gli errori da evitare, a conti fatti, sono due e viaggiano in coppia. Il primo riguarda la condivisione, cioè impostare la visibilità di un file su “chiunque abbia il link può visualizzare” senza pensarci troppo. Il secondo è più a monte e riguarda l’abitudine di infilare informazioni riservate, dati privati, credenziali e dettagli di pagamento dentro un documento di testo invece che in un gestore dedicato.
Come usare Google Docs senza rischi
Il programma di scrittura di Google è comodo, veloce, gratuito e apprezzatissimo. Nessuno mette in discussione la sua utilità. Solo che, come qualsiasi servizio in cloud, porta con sé dei rischi che dipendono quasi interamente da come viene configurato. Gli esperti di sicurezza informatica hanno messo nero su bianco tre indicazioni piuttosto semplici da seguire.
La prima: non memorizzare password o altre informazioni altamente sensibili in normali documenti condivisi. Sembra banale, eppure è una pratica diffusissima negli uffici, dove il file con gli accessi ai social aziendali circola tra colleghi come fosse un elenco della spesa.
La seconda: utilizzare un gestore di password per generare e conservare le credenziali in modo sicuro. Sono strumenti pensati per crittografare i dati e renderli accessibili solo a chi possiede la chiave principale, una logica completamente diversa da quella di un documento di testo.
La terza indicazione è forse la più pratica di tutte: prima di premere il pulsante “Condividi” su qualsiasi servizio online, vale la pena controllare esattamente chi potrà accedere a quel contenuto. Due secondi di verifica che possono risparmiare settimane di grattacapi, tra cambi di password d’emergenza e controlli sui movimenti bancari.
Il caso di quell’utente rimane un promemoria concreto di cosa succede quando la comodità prende il sopravvento sulla prudenza. Il documento era lì, visibile, indicizzato, e nessuno se n’era accorto fino a quando non è stato troppo tardi. Basta poco per evitare di ripetere lo stesso passo falso, a patto di ricordarsi che un file condiviso con un link generico è potenzialmente un file pubblico.
