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a Svizzera sta studiando una alternativa open source a Microsoft 365 per la propria amministrazione federale, e non si tratta di un esercizio teorico: la Cancelleria federale ha appena chiuso un test vero, con utenti veri, su una postazione di lavoro digitale costruita interamente con software libero. Il progetto si chiama PoC BOSS, dove BOSS sta per Burotica con open source software, e ha coinvolto 172 collaboratori provenienti da diversi dipartimenti. L’idea di fondo è duplice: rafforzare la sovranità tecnologica e, allo stesso tempo, avere un piano B funzionante nel caso i servizi proprietari smettessero di essere disponibili. Perché il punto, spesso trascurato quando si parla di queste iniziative, non è solo il risparmio o la filosofia del codice aperto. Qui si parla anche di continuità operativa nei processi critici e di trattamento sicuro delle informazioni sensibili. La piattaforma provata, accessibile via browser, è stata giudicata in linea di principio adeguata per i principali processi standard. Il condizionale però resta pesante: l’eventuale passaggio su larga scala dipenderà dai risultati raccolti e, soprattutto, dalla disponibilità dei finanziamenti.
Cosa c’è dentro openDesk, la piattaforma messa alla prova
Il cuore del PoC BOSS è openDesk, una soluzione pensata per offrire una postazione di lavoro completa mettendo insieme tecnologie aperte. E qui vale la pena essere precisi, perché non si tratta di un unico programma ma di un mosaico di componenti che devono dialogare tra loro.
Collabora Online gestisce documenti, tabelle e presentazioni. Open-Xchange si occupa di posta elettronica, calendario, contatti e attività. Nextcloud copre l’archiviazione, OpenProject la gestione dei progetti, XWiki la gestione della conoscenza. Sul fronte comunicazione sono stati inseriti Jitsi per audio e videoconferenze ed Element per la chat, mentre Univention si occupa di identità e accessi.
La sperimentazione non si è fermata al collaudo delle singole applicazioni. La Cancelleria federale ha misurato facilità d’uso, aderenza alle esigenze operative, scalabilità e sicurezza, chiamando rappresentanti di tutti i dipartimenti a definire i requisiti e a partecipare alle prove. È stato valutato sia l’accesso da browser sia l’uso di client Windows e Linux, con un occhio agli scenari offline e alle modalità d’uso più immediate. Tra i punti forti emersi: gestione dei documenti, archiviazione, collaborazione, posta elettronica e calendario. Poi ci sono i limiti, e non sono dettagli. Il test ha fatto emergere ostacoli tecnici, operativi e organizzativi che rendono prematura un’adozione produttiva estesa. La piattaforma deve ancora dimostrare di reggere carichi più pesanti e i requisiti specifici dell’Amministrazione federale, comprese le comunicazioni con molti partecipanti collegati insieme. Nel percorso vengono considerate anche esperienze già maturate altrove, in particolare il lavoro del Centro per la sovranità digitale tedesco ZenDiS, che sviluppa openDesk proprio per le pubbliche amministrazioni, e il caso dello Schleswig-Holstein come riferimento pratico.
L’addio a Microsoft 365 non è ancora sul tavolo
Attenzione a leggere il PoC come un divorzio annunciato: non lo è. La Cancelleria federale sta valutando anche la fattibilità di una futura strategia di uscita, ma per ora la soluzione aperta viene considerata uno strumento complementare e di emergenza. L’obiettivo immediato è capire se una piattaforma indipendente riesca a tenere in piedi i processi essenziali quando i servizi proprietari non fossero raggiungibili. Una questione tecnologica, sì, ma anche di capacità dello Stato di conservare l’accesso ai propri strumenti di lavoro in condizioni fuori dall’ordinario. Il tutto si inserisce nella Strategia dell’Amministrazione federale digitale, che mette il rafforzamento della sovranità digitale tra i suoi obiettivi dichiarati. La Strategia burotica ha poi tradotto quella priorità in un campo d’azione dedicato alle alternative aperte, e il PoC BOSS ne è la parte concreta. Dopo lo studio di fattibilità potrà essere elaborato un piano di attuazione, sempre subordinato ai risultati del test e all’ottenimento delle risorse.
Il dato più solido che emerge è una valutazione misurata sul campo, non una dichiarazione d’intenti. La soluzione browser ha coperto i principali processi standard, mentre restano da soddisfare i requisiti per un impiego produttivo su vasta scala. E la presenza di componenti distinti per documenti, posta, archiviazione, progetti, comunicazione e identità racconta bene la natura del progetto: l’alternativa a Microsoft 365 non è un singolo software, ma un insieme integrato di tecnologie open source.
