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Chi gestisce riunioni su Google Calendar sa perfettamente di cosa si parla quando si tira in ballo il fastidio delle email di risposta: ogni singolo invitato che accetta, rifiuta o si limita a un “forse” genera un messaggio che finisce diritto nella casella di posta dell’organizzatore. Ora arriva l’opzione per spegnere tutto, e funziona con un semplice segno di spunta da togliere. Niente estensioni, niente filtri complicati da costruire in Gmail. Il meccanismo, fino a oggi, era di quelli che sembrano innocui sulla carta e diventano insostenibili nella pratica. Un evento con cinque partecipanti produce cinque notifiche, il che è tollerabile. Un evento aziendale con quaranta o cinquanta persone invitate trasforma la posta in un elenco di conferme e rifiuti che seppellisce tutto il resto. E se all’organizzatore capita di programmare più incontri nello stesso giorno, il conto sale in fretta.
Come funziona la nuova impostazione di Google Calendar
L’opzione si trova appena sopra il campo dedicato alla descrizione dell’evento e in inglese si chiama “Get an email when guests respond”. Per impostazione predefinita risulta attiva, quindi chi non vuole più ricevere nulla deve deselezionarla a mano. Vale sia per chi crea l’evento sia per i suoi delegati, cioè per quelle persone che hanno il permesso di gestire il calendario di qualcun altro, situazione tipica di assistenti e segreterie. Insieme alle email RSVP spariscono anche le risposte automatiche, quelle che scattano quando un collega ha impostato il classico messaggio di fuori ufficio. Un dettaglio che pesa più di quanto sembri, perché nei periodi di ferie quelle risposte arrivano a raffica e non aggiungono informazioni utili all’organizzatore.
Un aspetto merita attenzione, perché il comportamento non è identico per tutti i partecipanti. Gli invitati che usano Google Calendar smettono di inviare email di risposta, però il loro stato resta visibile direttamente sull’evento: accettato, rifiutato, in dubbio. Chi organizza continua quindi a sapere chi ci sarà e chi no, semplicemente guardando la scheda dell’appuntamento anziché la posta.
Diverso il discorso per chi utilizza client di terze parti, per esempio Outlook. In quel caso non arriva l’email e lo stato della risposta non compare nemmeno sull’evento. Un’informazione che va tenuta a mente in tutti quei contesti dove i partecipanti provengono da aziende diverse e usano strumenti diversi, perché il rischio è ritrovarsi con un elenco di invitati privo di risposta apparente pur avendo ricevuto conferme.
Eventi ricorrenti e tempi di rilascio
C’è un limite tecnico dichiarato apertamente: sugli eventi ricorrenti l’impostazione si applica soltanto all’intera serie e non ai singoli appuntamenti. Tradotto, non è possibile disattivare le notifiche solo per la riunione del martedì lasciandole attive per quella del giovedì all’interno dello stesso ciclo. Una limitazione che riguarda una fetta importante degli utilizzi aziendali, dove le riunioni settimanali sono la norma.
Il rollout è partito prima per gli utenti con rilascio rapido, con una visibilità che può richiedere fino a 15 giorni dall’attivazione. Per chi si trova sul canale di rilascio programmato la disponibilità è attesa dal 10 settembre, con tempi di comparsa dell’opzione compresi tra 1 e 3 giorni.
Sul fronte della disponibilità la scelta è stata di aprire a tutti, senza distinzioni tra piani a pagamento più o meno costosi. La funzione arriva a tutti i clienti Google Workspace, agli abbonati Workspace Individual e anche agli account Google personali. Chi usa il calendario per organizzare partite di calcetto o cene tra amici avrà quindi lo stesso controllo di chi coordina un team di lavoro.
