Tra le tante funzionalità che Outlook mette a disposizione, ce n’è una che passa spesso inosservata nonostante il suo potenziale enorme. Si chiama Quick Steps, ed è uno strumento di automazione integrato sia nella versione desktop che in quella web di Outlook. Permette di applicare più azioni a un messaggio di posta elettronica con un solo clic o una scorciatoia da tastiera. E no, non va confuso con le classiche Regole di Outlook, che funzionano in automatico in background sulla base di criteri predefiniti come il mittente o determinate parole chiave. Quick Steps richiede invece un’attivazione manuale, il che lo rende perfetto per quelle email che hanno bisogno di un giudizio umano prima di essere processate, ma dove le azioni successive sono sempre le stesse.
Facciamo un esempio pratico. Chi riceve frequentemente fatture che devono essere categorizzate, inoltrate al reparto contabilità e poi spostate in una cartella di archivio, normalmente esegue tre operazioni distinte ogni volta. Con un Quick Step configurato ad hoc, tutte e tre le azioni vengono eseguite in simultanea. Lo strumento include già alcuni modelli predefiniti, come spostare un messaggio in una cartella specifica o rispondere e cancellare il messaggio originale, ma la vera forza sta nella personalizzazione. Si possono concatenare comandi di ogni tipo: contrassegnare messaggi per il follow up, cambiare lo stato di lettura, eliminare definitivamente elementi, copiare messaggi, creare appuntamenti nel calendario con il testo dell’email come corpo, e persino generare attività. Tutte queste micro operazioni si fondono in un unico comando, eliminando quel lavoro ripetitivo di clic e trascinamenti che spesso divora una fetta consistente della giornata lavorativa.
Come configurare Quick Steps su Outlook
Impostare un nuovo Quick Step nell’app desktop di Outlook è piuttosto semplice. Basta andare nella scheda Home sulla barra multifunzione principale e trovare la galleria dedicata ai Quick Steps, più o meno al centro. Cliccando sulla freccia di espansione si possono gestire quelli esistenti o crearne uno completamente nuovo. In alternativa, si trovano anche nella sezione Impostazioni.
Quando si crea un nuovo Quick Step, l’interfaccia chiede di assegnare un nome descrittivo, dettaglio fondamentale per ritrovarlo quando la galleria inizia a riempirsi. Il cuore della configurazione sta nella selezione delle azioni da un menu a tendina piuttosto completo. Si sceglie un’azione iniziale, per esempio l’inoltro dell’email, e poi si aggiungono azioni successive come lo spostamento in una cartella di archivio e la marcatura come letto. Il numero di azioni che si possono impilare è davvero notevole. Un dettaglio che fa la differenza: durante la configurazione è possibile assegnare una scorciatoia da tastiera dedicata, tipicamente una combinazione di Control, Shift e un tasto numerico. Questo consente di gestire la posta senza mai staccare le mani dalla tastiera.
Nelle versioni più recenti di Outlook e in Outlook sul web, il percorso passa dall’icona delle impostazioni generali, poi nella categoria Posta, dove si trova il menu Quick Steps. Una volta salvata la sequenza di azioni desiderata, la nuova automazione è immediatamente disponibile.
A chi servono davvero i Quick Steps
Per chi gestisce poche email al giorno, investire tempo nella configurazione potrebbe non valere lo sforzo. Ma chi si ritrova sommerso da centinaia di messaggi che richiedono operazioni costanti e ripetitive troverà Quick Steps semplicemente indispensabile. Lo strumento è particolarmente utile per i manager che delegano continuamente attività, per chi lavora nel servizio clienti e smista richieste verso reparti specifici, o per chiunque segua rigorosamente la metodologia Inbox Zero.
Quick Steps non dovrebbe sostituire le Regole tradizionali di Outlook, ma affiancarle. Le Regole restano ideali per comunicazioni prevedibili e a basso valore come newsletter, avvisi automatici di sistema o materiale promozionale. Quick Steps, invece, è pensato per la corrispondenza che richiede una valutazione diretta prima di decidere cosa farne, delegando poi al software l’esecuzione meccanica di quella decisione. Outlook è disponibile su Windows, macOS, iPhone, iPad e Android, con un costo a partire da circa 100 euro nella versione con licenza Microsoft.