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Una casella di Gmail piena zeppa di newsletter, promozioni e messaggi dimenticati da anni è una situazione più comune di quanto si pensi. Per fortuna eliminare email in massa non richiede ore di lavoro, perché il servizio di Google mette a disposizione strumenti che permettono di fare pulizia in pochi minuti, sia da computer sia da smartphone. Il punto di partenza più semplice è la casella Seleziona tutto, quella che compare in cima alla posta in arrivo quando si usa Gmail da un browser desktop.
Basta un clic per selezionare i primi 50 messaggi, cioè tutto ciò che occupa la prima pagina, e accanto appare un avviso con un collegamento che propone di selezionare tutte le conversazioni presenti nella posta in arrivo. Cliccandolo la selezione si estende all’intera casella. A quel punto l’icona del cestino sposta tutto nel Cestino, dove i messaggi vengono cancellati in modo definitivo dopo 30 giorni. Chi non vuole aspettare può usare la voce per svuotare subito il cestino ed eliminare tutto all’istante. Esiste anche un’alternativa più prudente, il pulsante Archivia, che toglie i messaggi dalla posta in arrivo senza cancellarli e li lascia recuperabili in caso di necessità.
Gli operatori di ricerca di Gmail per una pulizia mirata
Scorrere manualmente tutta la posta sperando di trovare ciò che non serve è una perdita di tempo. La barra di ricerca di Gmail accetta infatti degli operatori di ricerca che consentono di isolare gruppi di messaggi molto precisi. Con in:archive si ottengono tutte le email archiviate, ma l’operatore può essere combinato con altri come olderthan:1y, larger:10M oppure category:promotions. Una ricerca come in:archive olderthan:1y has:attachment larger:10M, per esempio, fa emergere i messaggi archiviati da almeno un anno con allegati di grandi dimensioni.
Una volta ottenuti i risultati, il procedimento è lo stesso di prima. Si spunta la casella in alto per prendere i primi 50, poi si clicca sul collegamento che seleziona tutte le conversazioni corrispondenti alla ricerca e si preme l’icona del cestino. Anche qui l’archiviazione resta un’opzione valida per chi ha ancora qualche dubbio. Per allargare il campo si può sfruttare il carattere jolly, l’asterisco, oppure cercare un dominio intero: scrivendo @gmail.com nel campo del mittente compaiono tutte le email arrivate da quel dominio. Lo stesso metodo funziona con le etichette create in precedenza.
Email archiviate, spazio occupato e app per smartphone
Molti credono che archiviare liberi spazio, ma non è così. L’archiviazione si limita a togliere l’etichetta della posta in arrivo, mentre il messaggio resta nell’account e continua a pesare sullo spazio di archiviazione. Chi archivia da anni potrebbe ritrovarsi con migliaia di messaggi che consumano memoria senza che nessuno se ne accorga. Il modo più rapido per scovarli è digitare in:archive nella barra di ricerca, selezionare tutto e cancellare. Prima conviene però mettere da parte ciò che ha un valore legale o economico, come documenti fiscali, garanzie o pratiche che il datore di lavoro potrebbe richiedere.
Le email archiviate si possono raggiungere anche dalla cartella Tutti i messaggi, che a volte va resa visibile cliccando sulla freccia Altro. Per una passata più selettiva, la combinazione in:archive category:promotions olderthan:2y mostra le vecchie promozioni che quasi certamente non servono più. Utile anche has:nouserlabels, che individua i messaggi privi di etichetta, magari insieme a olderthan:1y e is:read per isolare solo quelli già letti e vecchi di almeno un anno.
Sull’app Gmail per Android e iPhone la logica cambia di poco. Si tiene premuto su un messaggio per entrare in modalità selezione, poi si tocca Seleziona tutto in alto per prendere i primi 50 e infine l’icona del cestino. Per le email archiviate basta scrivere in:archive nella barra di ricerca e ripetere gli stessi passaggi. L’interfaccia mobile però non mostra il collegamento che seleziona tutti i risultati della ricerca, quindi per pulizie molto corpose è più veloce passare al computer, accedere e seguire le istruzioni viste sopra.
C’è poi chi preferisce tagliare i ponti del tutto. È possibile cancellare soltanto Gmail oppure l’intero account Google. Nel primo caso restano disponibili gli altri servizi come YouTube, Maps e Drive, nel secondo si abbandona completamente l’ecosistema di Google e si sceglie un altro servizio di posta gratuito al suo posto.
Fonte: TecnoAndroid