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L’idea di affidare a ChatGPT le incombenze più noiose, lasciando alle persone il lavoro che conta davvero, suonava benissimo sulla carta. Nella pratica però succede spesso di passare la mattinata a sistemare quello che il chatbot ha scritto, di rimbalzare da uno strumento all’altro senza chiudere niente e di riorganizzare l’elenco delle attività finché le voci non sono raddoppiate. Non esattamente un grande affare.
E non si tratta di una sensazione personale. Secondo il rapporto sulle tendenze tecnologiche per il 2026 pubblicato dalla società di consulenza strategica McKinsey, nel 30% delle aziende analizzate la produttività è calata dopo che i gruppi di lavoro hanno cominciato a usare strumenti di intelligenza artificiale. Quasi un’azienda su tre, insomma, ha ottenuto l’effetto contrario a quello sperato. Questo non vuol dire che la tecnologia sia inutile ma che il modo in cui la si impiega segna tutta la differenza tra guadagnare tempo e sprecarlo. Ci sono tre situazioni ricorrenti che smascherano la trappola della falsa efficienza, e saperle riconoscere è già un buon punto di partenza.
Quando correggere il chatbot costa più che scrivere da zero
Il primo segnale è anche il più insidioso perché si traveste da risparmio. Si chiede all’assistente un rapporto, una relazione o un riassunto e il testo arriva in pochi secondi, quasi un regalo. Poi però comincia la lettura. Un dato è sbagliato, una cifra è inventata, un passaggio torna tre volte con parole diverse e un’affermazione suona convincente senza avere alcun fondamento. Tra correzioni, verifiche e riscritture passa più di un’ora, la stessa che sarebbe bastata per scrivere tutto da capo con un risultato affidabile fin dall’inizio.
Il problema non è usare ChatGPT per scrivere ma delegargli la prima stesura per poi impiegare il doppio del tempo a ripulirla. Funziona meglio il percorso inverso, cioè preparare la bozza in autonomia e chiedere poi allo strumento di migliorarla. Esiste anche un prompt pensato per limitare le rielaborazioni, in cui si descrivono l’attività, i requisiti e il materiale di partenza. Al modello si chiede di individuare le informazioni mancanti, di rispettare alla lettera le indicazioni privilegiando la precisione rispetto alla velocità e alla creatività, di non inventare dati, cifre, citazioni o fonti e di segnalare ciò che non può verificare. Prima di consegnare deve controllare la bozza punto per punto e fornire un testo rifinito, ponendo solo le domande davvero essenziali.
La giostra degli strumenti che non porta da nessuna parte
Il secondo campanello d’allarme è il continuo passaggio da un assistente virtuale all’altro. Con il primo si abbozza un piano di lavoro, con il secondo lo si critica, con un terzo si applicano le modifiche suggerite e poi si torna al primo per chiedere se hanno senso. Ogni singolo passaggio sembra utile ma la somma produce un effetto paradossale perché più strumenti entrano in gioco e meno si conclude. Così un compito da venti minuti si trasforma in un pomeriggio intero di lavoro apparente.
La soluzione è scegliere un solo strumento per ogni attività e restarci fino alla fine. Il prompt suggerito chiede al chatbot di agire come unico assistente, partendo da obiettivo, scadenza e strumenti già disponibili. Deve scegliere l’approccio più semplice, completare in quella conversazione quanto più lavoro possibile, formulare ipotesi ragionevoli quando la posta in gioco è bassa e porre domande solo se cambierebbero davvero il risultato. Un altro strumento va consigliato soltanto se offre un vantaggio specifico e concreto.
Ottimizzare la lista invece di cominciare
Il terzo segnale si maschera addirittura da virtù. Il chatbot sforna un piano impeccabile con priorità, fasce orarie e pause calibrate, ma sembra sempre migliorabile. Allora lo si fa riorganizzare, semplificare, suddividere in sottopunti e riordinare per urgenza. Dopo due ore nemmeno la prima voce dell’elenco originale è stata completata e l’intelligenza artificiale è diventata una complice involontaria della procrastinazione.
Per spezzare il circolo il prompt proposto trasforma il modello in un allenatore di produttività pratica. Si indicano le attività del giorno, il tempo a disposizione, la scadenza più importante e l’eventuale ostacolo principale. L’assistente deve individuare le tre attività più rilevanti per urgenza, impatto e scadenza, scomporre quella prioritaria in azioni piccole e concrete e suggerire da quale partire, scegliendone una avviabile in cinque minuti o meno. Il piano va tenuto semplice, senza nuove applicazioni né sistemi elaborati, e se arriva la richiesta di riorganizzarlo ancora il chatbot deve prima verificare che sia cambiato qualcosa di significativo. In chiusura deve indicare un’azione specifica da compiere subito.
Fonte: TecnoAndroid