Con l’ultima novità introdotta in Google Workspace, questo compito viene in gran parte delegato all’AI. Google Calendarintegra infatti Gemini per suggerire automaticamente gli orari più adatti, riducendo il tempo speso tra inviti, rifiuti e continui cambi di programma.
L’intervento è pensato per semplificare un’operazione quotidiana che non riguarda solo l’ambito professionale, ma qualsiasi contesto in cui più persone devono coordinare le proprie agende.
Suggerimenti automatici durante la creazione degli eventi
La nuova funzione entra in gioco durante la creazione di una riunione. Cliccando su Suggerimenti orari, Gemini analizza i calendari degli invitati e individua le fasce di tempo in cui risultano liberi, tenendo conto di eventuali sovrapposizioni con altri impegni già presenti in agenda.
Da qui deriva una lista inter di slot consigliati, progettati per aumentare al massimo la disponibilità di tutti i partecipanti. L’organizzatore può così fare una rapida scelta in merito all’orario più equilibrato, senza il bisogno di dover controllare manualmente ogni singolo calendario. Affinché questo tipo di analisi risulti efficace, è necessario che l’organizzatore abbia accesso ai calendari degli invitati; in assenza di queste autorizzazioni, i suggerimenti risultano inevitabilmente meno precisi.
Riprogrammare diventa più semplice
Google interviene anche su un’altra situazione frequente: la riprogrammazione degli eventi. Quando più partecipanti rifiutano un invito, aprendo l’evento compare un banner che propone automaticamente un nuovo orario in cui tutti risultano disponibili.
Da lì è possibile aggiornare l’invito con un solo clic, evitando ulteriori scambi di email o messaggi. È un passaggio che punta a rendere la gestione delle riunioni più fluida, soprattutto nei team numerosi o con agende particolarmente dense.
Disponibilità e piani supportati
Dal punto di vista amministrativo, la funzione è attiva di default per gli utenti idonei. Gli amministratori possono comunque gestire l’accesso alle funzioni di Gemini dalle impostazioni di Workspace, mentre i dettagli operativi sono disponibili nel Centro assistenza dedicato alla pianificazione degli eventi.