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Possono le università riprendere e tracciare chi sostiene esami online? È una domanda che riguarda migliaia di studenti e lavoratori, e finalmente arriva una risposta strutturata. Il Garante della privacy ha pubblicato nuove FAQ che mettono ordine su un tema delicato: le regole per lo svolgimento di prove d'esame e corsi a distanza, compreso l'utilizzo di sistemi di supervisione e le modalità di raccolta dei dati personali dei partecipanti. Il punto di partenza è piuttosto netto. Università pubbliche e private, così come gli enti di formazione, possono effettivamente svolgere prove d'esame e corsi a distanza. Però c'è un paletto fondamentale: il trattamento dei dati dei partecipanti deve restare entro i limiti del quadro normativo di settore. Significa che ogni dato raccolto deve servire esclusivamente allo svolgimento delle prove, niente di più. Gli strumenti utilizzati, come le piattaforme di videoconferenza, devono essere configurati per evitare la raccolta di informazioni non pertinenti. Tra gli esempi citati dal Garante ci sono la posizione geografica e i dati biometrici, due categorie particolarmente sensibili che non dovrebbero finire nei server di nessuno senza una ragione concreta e legittima. Proctoring e registrazioni: cosa si può fare e cosa no Una delle questioni più calde riguarda i sistemi di proctoring, cioè quei software e servizi che monitorano il comportamento di chi sostiene esami online per verificare che tutto si svolga regolarmente. Il Garante ha confermato che il loro utilizzo è consentito, ma con una precisazione importante: sono le università e gli enti di formazione a dover garantire il rispetto della privacy, anche quando questi servizi vengono forniti da soggetti terzi. Non basta delegare la questione a un fornitore esterno e lavarsene le mani, la responsabilità resta in capo a chi organizza la prova. Per quanto riguarda le registrazioni audio e video, la situazione richiede una valutazione caso per caso. Non esiste un via libera automatico. La necessità di registrare va ponderata tenendo conto di diversi fattori: il numero di partecipanti o iscritti alla sessione d'esame, la tipologia di corso o prova, e più in generale l'effettiva opportunità di ricorrere a questo strumento. Non ogni esame online giustifica una registrazione completa. Il volto del candidato: riprese sì, ma senza dati biometrici Un passaggio particolarmente rilevante delle FAQ riguarda la ripresa del volto dei candidati. Il Garante ha stabilito che è possibile riprendere il volto della persona che sostiene l'esame, a patto che questa operazione non includa l'estrazione di dati biometrici. La distinzione è sottile ma cruciale: una cosa è vedere il volto di qualcuno in video per verificare che sia effettivamente presente, un'altra è analizzare i tratti del viso con algoritmi di riconoscimento facciale. Oltre a questo, vanno definiti termini di conservazione congrui per le registrazioni effettuate. Le immagini raccolte durante gli esami online non possono restare archiviate a tempo indeterminato. Ogni ente deve stabilire per quanto tempo è ragionevole conservarle, dopodiché vanno eliminate.

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Esami online: le nuove FAQ del Garante su riprese e tracciamento