DOCX

Sono passati quasi vent'anni da quando Microsoft ha introdotto il formato DOCX con Office 2007, eppure i vecchi file DOC continuano a popolare hard disk, allegati email e archivi aziendali come fossero fantasmi digitali impossibili da scacciare. Chi ancora salva documenti nel vecchio formato sta, senza rendersene conto, accumulando rischi inutili. E non si parla solo di compatibilità, ma di sicurezza informatica, integrità dei dati e produttività quotidiana. Il problema più grande del formato DOC è la sua natura binaria. Si tratta di una struttura chiusa, una specie di scatola nera che rende molto più complicato per gli strumenti di sicurezza e i software forensi analizzare cosa si nasconde dentro un documento. I file DOC, ai tempi, erano il terreno preferito dai macro virus: un malintenzionato poteva infilare codice malevolo autoeseguibile dentro un documento, e nessuno se ne accorgeva finché non era troppo tardi. Quando Microsoft è passata al formato DOCX, non ha semplicemente aggiunto una lettera al nome. Ha ripensato da zero l'architettura dei file, separando il contenuto del documento dal codice eseguibile. Questo rende enormemente più difficile nascondere script pericolosi e offre un segnale molto più chiaro quando un file tenta di eseguire qualcosa. Per chi lavora con decine di allegati al giorno, è una differenza che conta eccome. Dati fragili e collaborazione bloccata: il doppio problema dei DOC Chiunque abbia usato Word per anni conosce quel momento in cui si prova ad aprire un documento importante e compare la temuta finestra: "il file è danneggiato e non può essere aperto". Con i file DOC, la struttura monolitica binaria rende il recupero dati da file corrotti un'impresa spesso impossibile per l'utente medio. Il formato DOCX, invece, funziona in modo completamente diverso. Un file DOCX è in realtà una cartella ZIP rinominata, che contiene al suo interno file XML separati per testo, formattazione e immagini. Questa struttura modulare è una salvezza: se una parte del documento si corrompe, il resto dell'archivio spesso rimane intatto e recuperabile. È la differenza tra un vaso di vetro che si polverizza e un set di costruzioni da cui cade un solo pezzo. C'è poi la questione della collaborazione in cloud. Il formato DOC è stato pensato per l'epoca dei floppy disk e dell'archiviazione locale, non per il lavoro condiviso in tempo reale. Chi ha notato il pulsante di salvataggio automatico disattivato, probabilmente stava lavorando su un file DOC. Il formato DOCX, grazie alla sua struttura XML, permette ai sistemi cloud di tracciare e unire le modifiche in modo molto più affidabile, abilitando la co-autorialità in tempo reale nelle versioni cloud di Word. E non è tutto: grazie alla compressione ZIP, i file DOCX possono essere fino al 75% più leggeri rispetto ai corrispettivi DOC, liberando spazio prezioso nello storage. Come fare il passaggio dai file DOC al formato moderno La migrazione non richiede ore di lavoro manuale. Prima di convertire, però, vale la pena controllare se i file DOC contengono macro VBA: salvandoli come DOCX, quel codice verrà eliminato. Per i documenti che dipendono da automazioni, bisogna usare il formato DOCM (Word con macro abilitate). Per i singoli file, basta aprirli in Word, verificare se nella barra del titolo compare la scritta "Modalità compatibilità", poi andare su File, Info e cliccare su Converti. In un attimo il documento si libera dell'eredità binaria e sblocca funzionalità moderne come il posizionamento avanzato delle immagini e la tipografia migliorata. Chi ha archivi enormi può affidarsi a Power Automate Desktop, gratuito per gli utenti Windows, per automatizzare tutto il processo. Si può creare un flusso semplice che apre ogni file in una cartella, lo salva come DOCX e lo chiude, mentre si va tranquillamente a prendere un caffè. Una volta aggiornati i documenti Word, lo stesso trattamento andrebbe riservato ai vecchi file XLS, per tenere davvero in ordine il proprio archivio digitale.

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